Der Lebenszyklus des systematischen Ehrenamtsmanagement
Zehn Schritte zur Förderung von ehrenamtlichem Engagement in Sportvereinen in NRW. Der Lebenszyklus des Freiwilligen Engagement (Steinbach, Gütt, Freytag 2012) ist Grundlage aller Schulungen und Beratungen zum Thema Sportehrenamt des Landessportbundes NRW.
Der Lebenszyklus des ehrenamtlichen und freiwilligen Engagements besteht aus vier Phasen, die jede*r Ehrenamtliche in ihrer*seiner Tätigkeit durchläuft. Der Zyklus beginnt beim anfänglichen Interesse, geht über den Einstieg und die Entwicklung des Tätigkeitsbereiches bis zur Verabschiedung aus dem Amt. Aus den Phasen lassen sich die Bedürfnisse für jeden Freiwilligen ableiten und konkrete Aufgabenfelder beschreiben. Basis für den Erfolg ist grundsätzlich eine engagemetfreundliche Organisationskultur. Das Modell fasst insgesamt zehn zentrale Aufgaben zusammen, die für den Sportverein die Grundlage für eine aktive und zielgerichtete Engagementstrategie darstellen.
Die Basis
Grundlage für den Erfolg.
01 – Engagementfreundliche Organisationskultur
Jede Organisation hat ihre eigene Organisationskultur. Dazu gehören beispielsweise eigene Werte, die gelebt werden sollen. Jedes neue Konzept kann nur dann erfolgreich in die Organisation integriert werden, wenn es mit ihrer Kultur vereinbar ist. Dazu müssen einige strategische Voraussetzungen gegeben sein: eine bewusste Entscheidung für die Ehrenamtsförderung treffen, eine positive Grundhaltung haben und entsprechende Rahmenbedingungen im Sportverein schaffen.
Das Interesse
Das Interesse an ehrenamtlichem Engagement entsteht.
Bedürfnisse: Information und Transparenz
Was wird von mir erwartet? Was kommt da auf mich zu?
02 – Bedarfs- & Ressourcenanalyse
Um den Bedarf an Ehrenamtlichen in einem Sportverein herauszufinden, empfiehlt es sich, eine Liste zusammenzustellen, welche Aufgaben es für Ehrenamtliche gibt und inwieweit diese aktuell mit Ehrenamtlichen besetzt sind. Es hat sich bewährt, die nicht besetzten Aufgaben detaillierter in Form von sogenannten Aufgabenprofilen zu beschreiben. Parallel ist es sinnvoll mit Hilfe einer Ressourcenanalyse zu schauen, ob die einzelnen Personen sich in ihrem Engagement wohlfühlen, sich gern mehr oder weniger engagieren wollen und/oder Interesse an (zusätzlichen) anderen Aufgaben haben.
03 – Ansprache, Gewinnung & Aufgabenübertragung
Sportvereine haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Personen zu finden, die anfallende Aufgaben und zu besetzende Positionen übernehmen. Zum einen können sie Menschen aus dem eigenen Sportverein bzw. dem Umfeld des Vereins suchen, die an einer ehrenamtlichen Tätigkeit interessiert sind oder sich noch stärker engagieren möchten. Zum anderen kann man versuchen, neue Ehrenamtliche außerhalb des Vereins zu finden. Hilfreich ist es vorher die Bedarfs- und Ressourcenanalyse durchzuführen.
Der Einstieg
Eine (neue) Aufgabe oder Tätigkeit wird aufgenommen.
Bedürfnisse: Anleitung und Unterstützung
Wen kann ich fragen, wenn ich am Anfang Hilfe brauche?
04 – Orientierung & Einarbeitung
Ein gelungener Einstieg in eine ehrenamtlichen Tätigkeit ist wichtig, damit Ehrenamtliche nicht gleich wieder abgeschreckt, sondern dauerhaft an einen Sportverein gebunden werden. In der Einführungsphase müssen Ehrenamtliche alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Tätigkeit ausführen zu können und sich willkommen und eingebunden zu fühlen. Auch Ehrenamtliche, die vorher bereits in einem anderen Bereich engagiert waren, benötigen möglicherweise mit der Aufnahme einer neuen oder zusätzlichen Tätigkeit eine erneute Einarbeitung.
05 – Aus- & Weiterbildung
Aus- und Weiterbildungen sind manchmal zwingend notwendig, damit Ehrenamtliche Qualifikationen erlangen, die sie für die Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen, beispielsweise eine Schiedsrichterlizenz. Fortbildungsmaßnahmen sollten aber nicht nur das Nötigste vermitteln, sondern den Ehrenamtlichen auch eine Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung bieten. Sie stellen somit auch eine Form der Anerkennung für das geleistete Engagement dar.
Die Entwicklung
Das Engagement entwickelt und verändert sich.
Bedürfnisse: Motivation und Anpassung
Wofür mach ich das eigentlich? Lässt sich das auch anders organisieren?
06 – Anerkennung & Belohnung
Ehrenamtliche müssen nicht nur gewonnen, sondern auch gehalten werden. Das Engagement von Ehrenamtlichen in Sportvereinen nachhaltig zu gestalten ist daher die wichtigste kontinuierliche Aufgabe. Nur über eine wertschätzende Begleitung der Ehrenamtlichen kann diese Bindung gewährleistet werden. Ausnahmen bestätigen hierbei die Regel — allerdings ist es gut möglich, dass sich auch diese Ehrenamtlichen über Wertschätzung freuen und sich dadurch stärker motiviert fühlen würden!
07 – (Selbst-)Evaluierung
Eine regelmäßige (Selbst-)Evaluierung kann dabei helfen, die Zufriedenheit im Ehrenamt zu erfassen und einen möglichen Unterstützungsbedarf bei den Ehrenamtlichen des Sportvereins zu identifizieren. Evaluierung hilft, die selbstgestellten Qualitätsstandards einzuhalten und trägt dazu bei, dass die Ziele und Erwartungen des Sportvereins und seiner Ehrenamtlichen von Zeit zu Zeit abgeglichen werden. Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche sind eine gute Möglichkeit, die Schritte 7 bis 9 umzusetzen.
08 – Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten schaffen
Für viele Ehrenamtliche sind Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten im Engagement wichtig. Dies kann mit neuen Aufgaben einhergehen. Möglicherweise haben Ehrenamtliche aber über die für ihre Tätigkeit unbedingt erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten hinaus das Bedürfnis, weitere Kenntnisse und Eindrücke zu erlangen, die ihnen auch die Möglichkeit bieten, sich persönlich weiterzuentwickeln. Dies könnte beispielsweise durch die Teilnahme an Sitzungen erfolgen, die nicht unmittelbar zum Aufgabenfeld des Ehrenamtlichen gehören, wenn dies gewünscht wird.
Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche sind eine gute Möglichkeit, die Schritte 7 bis 9 umzusetzen.
09 – Anpassung von Anforderungen und Aufgaben
Die Anpassung von Anforderungen und Aufgaben ist eine wichtige Strategie zur Bindung von Ehrenamtlichen. Zu viel Routine kann das Ehrenamt langweilig werden lassen und mit zunehmender Erfahrung entwickeln sich neue Ambitionen. Auch Rahmenbedingungen (z.B. im Beruf oder in der Familie) können sich ändern. Insbesondere wenn die Vereinbarkeit mit der aktuellen Lebenssituation nicht mehr gegeben ist, ist die Anpassung der Anforderungen die einzig effektive Strategie, einen Ausstieg langfristig zu vermeiden. Regelmäßige Entwicklungs- und Feedbackgespräche sind eine gute Möglichkeit, die Schritte 7 bis 9 umzusetzen.
Die Beendigung
Das Engagement wird beendet oder unterbrochen.
Bedürfnisse: Anerkennung
Bekomme ich einen Nachweis für den Lebenslauf? Darf ich und soll ich irgendwann wieder kommen?
10 – Verabschiedung & Kontakt halten
Alles hat ein Ende — auch das ehrenamtliche Engagement. Wenn die ehrenamtliche Tätigkeit beendet wird, ist es dennoch wichtig, die Verabschiedung gut zu gestalten. Neben der wichtigen Wertschätzung für das geleistete Engagement tragen ehemalige Ehrenamtliche auch zum Ruf des Sportvereins bei. Außerdem besteht immer die Möglichkeit, dass sich Ehemalige zu einem späteren Zeitpunkt erneut für ein Engagement entscheiden, beispielsweise wenn die persönlichen Lebensumstände dies wieder zulassen.
Quelle: Training 4 Volunteers: Mapping Strategies and Good Practices of Human Resource for Volunteers in Sport Organizations in Europe (Steinbach, Gütt, Freytag 2012)
